Document Library

Immer wieder besteht der Bedarf, Informationen inkl. Anhänge strukturiert abzulegen, Lotus Notes ist dafür sehr gut geschaffen. Allerdings bieten die von Notes mitgelieferten Datenbanken (z.B. die „Doc Library – Notes & Web“) nicht den gewünschten Komfort. Daher habe ich eine eigene Datenbank, die sog. Yet Another Document Library, entwickelt, um Informationen strukturiert zu speichern.

Systemvoraussetzungen: Lotus Notes/Domino, Version 6 oder höher.

Hinweise aufgrund häufiger Anfragen:

Die Datenbank ist in Englisch, es ist derzeit nicht geplant, eine deutschsprachige Version zu entwickeln.
Die Datenbank ist nicht webfähig, und es ist derzeit auch nicht geplant, dies in die Datenbank zu integrieren.

English speaking visitors:
The download of this Notes database is available at the bottom of this page. Before downloading please see the terms and conditions that are also mentioned below.

Auszug aus den Features

Umfangreiche Datenbank-Einstellungen:

In den Datenbank-Einstellungen können sehr umfangreiche Settings vorgenommen werden, um die DB individuell anzupassen:

Doc Library

Leser und Autoren

Für jedes Dokument können – falls gewünscht – zusätzliche Autoren definiert werden und auch der Lesezugriff eingeschränkt werden:

Doc Library

Informationen zur Dokumentanhänge

Es stehen Informationen über Dokumentgröße und einzelne Dokumentanhänge zur Verfügung:

Doc Library

Dokumenthistorie

Sämtliche Änderungen im Dokument werden (auf Wunsch) mitgeloggt:

Doc Library

Einfügen-Button

Mit dem Einfügen-Button können Anhänge, Bilder, Dokument-Links, Links auf Netzwerk-Files und selbst Inhalte von kompletten E-Mails einfach in ein Dokument eingefügt werden.

Doc Library

Papierkorb

Dokumente werden nicht direkt gelöscht, sondern wandern in einen Papierkorb und können von dort aus wiederhergestellt oder endgültig entfernt werden.

Doc Library

Letzte Änderungen

Version 1.2.2

Verwendung der aktuellen History Class

Bis Version 1.2.1

Archivierungsfunktion: Dokumente können archiviert werden und erscheinen dann nur noch in speziellen Archiv-Ansichten.
Neuer Menüpunkt „Tools | Export embedded Images“: damit können von einem Dokument eingebettete Bilder auf die Festplatte extrahiert werden.
Neuer Menüpunkt „Tools | Export current document to DXL/XML“: damit wird das aktuell ausgewählte Dokument im DXL-Format auf der Festplatte gespeichert.
Bug-Fix: in der Historie erschien eine Fehlermeldung, wenn ein neues Dokument erstellt wurde und mehrmals gespeichert, ohne das Dokument zu schließen
Layout-Anpassungen an Notes/Domino 6
Nun keine Unterstützung mehr für R5. Nachdem R5 obsolet ist, verzichte ich ab sofort auf die Abwärtskompatibilität. Unten biete ich die letzte noch unter R5 laufende Version zum Download an.

Download

Bedingungen:

Sie können dieses Programm unter den Bedingungen der SOFTWARE GUIDE LIZENZ verwenden, weitergeben und/oder modifizieren.
Die Veröffentlichung dieses Programms erfolgt in der Hoffnung, daß es Ihnen von Nutzen sein wird, aber OHNE IRGENDEINE GARANTIE, sogar ohne die implizite Garantie der MARKTREIFE oder der VERWENDBARKEIT FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK.
Details finden Sie in der SOFTWARE GUIDE LIZENZ.

Terms and conditions:

You can use, redistribute and/or modify this software under the terms of the SOFTWARE GUIDE LICENSE.
This software is distributed in the hope that it will be useful, but WITHOUT ANY WARRANTY; without even the
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36 Comments:

Matthias

2. Februar 2006, 12:17

Hallo,
ich habe mir heute deine DB angesehen. Gefällt mir sehr gut. Nur ist es nachteilig, da der Navigator auf Englisch ist. Kann ich das ändern?
Vielen Dank im voraus
Matthias Schmitt

Michael (Author)

2. Februar 2006, 19:57

Ja klar kannst Du das ändern, dazu benötigst Du allerdings einen Designer-Client. Damit kannst Du dann die „Navigation“ öffnen (im Designer unter Shared Code / Outlines) und die Titel anpassen.

Nicolas

13. Februar 2006, 16:34

Hello Mickael,

I am currently working on some improvements of the notes document library. As many developers, I started with the template provided with Notes. I also browsed the openntf website, found a link to your page and been delightly surprised by your application. This one offers – by far – the widest range of notes features and adresses many useful areas (history, attachments, access control…)

Nevertheless, I am focusing on some parts that could complement your application (especially I’m about to finish an agent which analyses HD directories and import attachments according to different criteria, i.e. an adaptation of the template agent which creates OLE objects).

As it doesn’t matter to me to go open source, I have simple questions :
– is it open to contributions ?
– is it possible to manage common future developments ?

Regards,
NG

13. Februar 2006, 20:02

Nicolas,
Especially the following features have been requested many times:
– Accessing via web browser
– Localization / multiple language support
For instance for the localization thing, one could use lots of stuff from the helpdesk database !!Help!!.
However, currently I am not planning to implement these or any other features. Also, I do not provide the script librararies for free, so currently it is unfortunately not open to contributions.

Sebastian

22. Februar 2006, 11:48

Hallo Michael,
deine Datenbank ist genial. Ich hab nur eine Frage dazu:
Kann ich die Funktion „Insert….Complete Email (xxx)“ so umprogrammieren, dass die mails aus einer anderen Datenbank, nicht aus meiner Email-Datenbank, ausgelesen werden.
Wenn ja, wo finde ich diese Buttons im DominoDesigner – ich probier jetzt schon eine Stunde und suche sie, kann Sie aber nicht finden.

Vielen Dank im Voraus!
MfG
—
Sebastian

22. Februar 2006, 21:13

Sebastian, da ich die ScriptLibraries in dieser frei verfügbaren Datenbank nicht mit ausliefere, ist es nicht möglich, dass Du das umprogrammierst, da der Sourcecode der entsprechenden Funktion in der Datenbank nicht verfügbar ist.

Michael Trinkies

23. März 2006, 22:35

Hallo,

Was bringt mir der Tab Remarks ?
Ist das eine Art Schlagwortliste ? Wie kann ich diese dann anzeigen.

MfG
_

Michael

23. März 2006, 23:39

Michael, das bringt Dir genau das was es sagt: ‚Remarks‘ sind Bemerkungen, also kannst Du dort (optional) zusätzliche Bemerkungen zum Dokument unterbringen.

Herbert Wallinger

4. April 2006, 14:34

vorweg mal ein Lob -> Spitzen Notes DB!!
aber ;-))
wird document locking von der DB nicht unterstüzt?
ich habe doc locking aktivert, danach konnten autoren ihre dokumente nicht mehr löschen („lack of permissions“)
nachdem ich doc locking wieder deaktivert habe, funktioniert das löschen wieder

danke
mfG
Herbert

4. April 2006, 15:31

Hallo Michael,
ich arbeite jetzt schon ein wenig länger mit deiner DB und bin immer begeisterter davon. Die Funktionen die die Datenbank bietet sind super praktisch.

Ich habe aber glaube ich einen Bug entdeckt, oder bei mir funktioniert es nicht richtig. Über den Button „Insert….Complete Email“ kann ich ganze E-mails importieren. Wenn Attachments an der E-mail hängen, werden die auch mit importiert.
Das Problem ist nun, die Attachments werden zum einen in der Ansicht „By Attachments“ nicht angezeigt und zum anderen wird auf dem Reiter „Doc Size & Attachments“ bei Attachments nichts angezeigt. Ich kann dieses Problem lösen, indem ich das Dokument erneut editiere, das ist aber nicht ganz optimal.
Wie kann ich dieses Problem umgehen? Liegt das an dem Skript InsertFullEmail?
Eine weitere Frage noch: Gibt es die Möglichkeit, in einzelnen Kategorien Zugriffsrechte zu vergeben?
Vielen Dank im Voraus?
MfG
—
Sebastian

5. April 2006, 23:31

@Herbert: Document Locking hatte ich noch nie getestet, aber auch nicht explizit berücksichtigt…

@Sebastian: Das was Du beschreibst, ist tatsächlich ein Fehler. Ich werde es gelegentlich mal korrigieren.
Zugriffsrechte für Kategorien: nein, das ist nicht vorgesehen, sondern nur auf Dokumentebene.

Ruediger

16. Mai 2006, 17:11

Hallo, Michael,
auch ich bin begeistert von Deiner DB. Besonders ineteressant ist der DXL-Export.
Frage dazu: Gibt es auch den Weg rückwärts?
– der DXL-Import?

mfg
Ruediger

16. Mai 2006, 23:00

Ruediger, vorgesehen ist das nicht, aber Du kannst Dir (a) die Designer-Hilfe ansehen, oder (b) mal das Forum http://atnotes.de/ durchsuchen, ich bin mir sicher, dort wurde mehrfach das Thema DXL-Import behandelt.

Roberto

6. Juni 2006, 10:31

Hallo Michael,

wo kann ich die Error-Message in deutsch umwandeln d.h. die Meldungen die in Englisch kommeneinfach mit deutschen Text versehen?

6. Juni 2006, 20:25

Roberto: Leider gar nicht, da diese in den Scriptlibraries enthalten sind, die ich allerdings nicht rausgebe.

7. Juni 2006, 10:01

danke für die Antwort. Kann ich verstehen, aber trotzdem schade.
Ansonsten eine sehr gelungene DB.

Peter

30. August 2006, 9:41

Hallo Michael,
klasse Datenbank. Nur was wichtiges fehlt, die möglichkeit weitere (aber mindestens eine) Sub-Category zu erstellen.
Beispiel:
Category
Sub-Category1
Sub-Category2
Zwei Stück sind einfach zu wenig um nicht den Überblick zu verlieren bei vielen Daten.
Besteht die möglichkeit aus Änderung ?

Grüße

30. August 2006, 23:46

Peter, im Notes kannst Du bei sochen Kategorie-Feldern generell den Backslash („\“) nehmen, um eine neue Unterkategorie zu vergeben.
D.h. Du gibst dann z.B. „Welt\Deutschland\Bayern“ ein, dadurch erhältst Du die entsprechenden Subkategorien Deutschland und Bayern.

marcel

3. November 2006, 13:57

Hallo Michael,
wie kann ich die Schlüsselfelder unter Category vorgeben (bereits füllen) ?
Grüße
Marel

Andreas

14. November 2006, 13:57

super Sache das yadl :-)

Ich hätte dazu nur eine Frage: Wie kann verhindert werden, dass beim Einfügen von E-Mails der gesamte Content überschrieben wird, anstatt die E-Mail einfach nur anzuhängen?

Viele Grüße
Andreas

15. November 2006, 23:08

@Marcel: in den Optionen.
@Andreas: in der aktuellen Version gar nicht.

vossi

9. Januar 2007, 11:52

sehr gute kostenlose DB.
Wofür ist das Feld „Source“ bei einem Dokument?

DANKE!
Olaf

9. Januar 2007, 23:27

Zur Quellenangabe, d.h. woher die Information stammt, die Du in die DB einträgst. Z.B. Web-Link, Verweis auf Email, etc.

Thorsten

11. Januar 2007, 11:18

die Datenbank ist einfach Klasse.

Ich habe sie nur für meine Bedürfnisse um weitere SubCategories erweiter. Jetzt möchte ich aber für diese auch die Funktionalität „Change Categories of selected Docs“ einfügen. Ich haben den Agenten gefunden der die Funktion ChangeCategories aufruft gefunden. Diese sollte sich in der LibApp.lss befinden. Wäre es möglich diese zu bekommen? Oder gibt es einen anderen Weg diese Funktionalität er bekommen?

Vielen Dank

11. Januar 2007, 22:55

Thorsten, siehe Kommentar #6, ich stelle die ScribtLibraries nicht der Allgemeinheit zur Verfügung.

Oder gibt es einen anderen Weg diese Funktionalität er bekommen?

Ja, indem Du Dir das entsprechend programmierst oder programmieren lässt.

Robert

24. Januar 2007, 13:30

Einer meiner Admins hat mir mitgeteilt das die Datenbank bei ihm nicht richtig funktioniert. Es handelt sich um die Version 1.2.2.

Ich hab mir das ganze dann genauer angesehen und bemerkt, dass in der Form „($Preferences)“ die Felder:

xCategoryMultiValues
xCategoryUser
xSubCategoryMultiValues
xSubCategoryUser

nicht mehr vorhanden sind. Ich weiß nicht ob das Absicht war oder nur vergessen.

Ich hab die Felder in der db wieder hinzugefügt und somit funktioniert wieder alles normal. Fehler war, dass man die Categories nicht ändern konnte und keine Neuen hinzufügen konnte.

mfg Robert

gary cronin

22. Februar 2007, 10:11

Hallo Michael,
Wonderful dB, very impressive.

Grüße
Gary (Ireland)

Thomas

7. März 2007, 17:44

wie sieht es aus mit der Nutzung der DB in mehrfacher „Ausführung“ unter Notes ?

Gruss
Thomas

29. März 2007, 16:22

Hi Michael, Can you answer a question for me? in your script libs you call an .lss by T:\…..

how does this work?

Yours Sincerely,
Gary Cronin

30. März 2007, 22:49

@28 Thomas: Was meinst Du damit?

@29 Gary: See Lotus Notes Designer Help

Art Barnes

21. Juni 2007, 21:32

Hello Micheal.

Your Notes database is simply magnificent! Very difficult to find a solution as useful and simple as yours. I love it! Also, I was wondering if it would be possible for one to incorporate more column symbols into column 1 along with the „limited read access“ symbol?? Useful examples would be the following:

1. „green ball icon“ – to denote that document has been completed.
2. „thumbs up icon“ – to denote a second level approval.
3. „thumbs down icon“ – to denote a second level disapproval.
4. „trash can icon“ – to denote a second level decision to remove.
5. „blue right arrow icon“ – to denote a cross-reference.
6. „yellow emoticon w/ ?? icon“ – to denote second level confusion.
7. „padlock icon“ – to denote that the document has been locked by manager.
8. „updated icon“ – to denote a second level decision

Also, I have the above mentioned graphics should you need to get a clearer understanding of what I mean.

Please let me know.

Thanks!

Art

21. Juni 2007, 23:07

Thanks for your suggestions, however I’m not going to continue the development of this database.

21. Juni 2007, 23:20

Michael,

Thanks for your prompt reply! Is the code available for anyone to make functional modifications (leaving your full credit intact of course)?

21. Juni 2007, 23:29

No, it is not available for free.

Günter Tscharf

19. September 2007, 16:27

Wieviel verlangen Sie für den Code?

wotkins

13. Oktober 2007, 4:51

Hallo, würde deine Datenbank gerne unter „web Access mit Domino Server“ also übers Internet benutzen denn sie ist genial. Bekomme sie leider nur lokal zum laufen kannst Du mir vielleicht dabei bitte helfen (habe sie schon mit Domino Designer editiert, bekomme aber als task leite nur den text und nicht die Grafik zum laufen)

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