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Script zum Speichern von Outlook-Emails auf der Festplatte

Autor: Michael

Wer mit Microsoft Outlook arbeitet, hat sich vielleicht schon damit auseinandergesetzt, wie man möglichst einfach einzelne E-Mails auf der Festplatte bzw. auf einem Netzwerklaufwerk ablegen kann.

Eine Möglichkeit ist hier „Drag & Drop“ („Ziehen und Ablegen“): Dazu zieht man die entsprechende(n) Email(s) aus Outlook mit der Maus direkt auf den Explorer:
Outlook Drag & Drop

Dadurch werden die Emails im Outlook-msg-Format abgelegt, die sämtliche Formatierungen, Dateianhänge und sonstige Objekte enthalten.

Eine weitere Möglichkeit ist das Speichern der Emails über Menü: Datei > Speichern unter. Standardmäßig ist hier als Export-Format „HTML“ ausgewählt (Achtung: Anhänge und eingebettete Objekte werden nicht übernommen), welches man auf .msg umstellen kann:
Outlook Speicherformat

Wer jedoch regelmäßig Emails auf die Festplatte auslagert, dem wird diese Vorgehensweise zu umständlich sein. Außerdem fehlt die Möglichkeit, dem Dateinamen z.B. ein Datum oder etwa den Absendernamen mitzugeben; diese Information muss man manuell durch Umbenennung nachpflegen.

Ich habe mich daher im Web auf die Suche begeben und dabei bei existierenden Scripts (vor allem von office-loesung.de) bedient und diese entsprechend erweitert und verbessert.

Nach der Installation gibt es in den Ordnern (Posteingang, usw.) und in den einzelnen E-Mails einen Button “Ablegen…”:
Outlook Symbolleiste

Wenn nun eine oder mehrere Emails ausgewählt sind und man auf “Ablegen…” klickt, so kann man zunächst ein Zielverzeichnis auswählen:
Verzeichnisauswahl
Alternativ kann man auch einen festen Verzeichnispfad vorgeben (z.B. c:\Temp-Outlook), womit die Verzeichnisauswahl nicht mehr erscheint und alle Emails dort abgelegt werden.

Nach Bestätigung mit OK werden die zuvor selektierten Emails im msg-Format im entsprechenden Ordner wie folgt gespeichert:
Explorer
Datum und Uhrzeit werden dabei automatisch dem Dateinamen vorangestellt, optional lässt sich noch der Absendername an beliebiger Stelle hinzufügen. Ebenso kann man in den Script-Einstellungen definieren, ob man die Emails lieber im txt-Format ablegen will, allerdings fliegen dadurch dann alle Anhänge und Formatierungen raus.

Installation

Ich habe das Script erfolgreich unter Microsoft Outlook 2003 und Microsoft Outlook 2007 (jeweils unter Windows XP) getestet.

Zur Installation unter Microsoft Outlook 2003 könnt Ihr wie folgt vorgehen:

Teil 1: Quellcode aufnehmen

  1. Script herunterladen (Rechtsklick auf Link und “Ziel speichern unter…”: ExportEmail.bas
  2. Makro-Sicherheiteinstellungen anpassen:
    Unter Outlook 2003 dazu Menüpunkt “Extras > Makro > Sicherheit…” aufrufen und auf “Mittel” einstellen (Unter Outlook 2007 geht das übrigens über Menü “Extras > Vertrauensstellungscenter“, dort stellt setzt man die Option “Warnungen für alle Makros”)
  3. Per ALT+F11 den Visual-Basic-Editor öffnen
  4. Im nun erscheinenden Editor befindet sich auf der linken Seite eine Art Explorer, der sog. Projekt-Explorer, sollte dieser nicht vorhanden sein, so blendet man diesen mit STRG+R ein. Dort klickt man mit der rechten Maustaste auf den obersten Punkt „Project 1 (VbaProject.OTM)“ und wählt im Kontext-Menü den Punkt “Datei importieren…”.
  5. Im jetzt erscheinenden Dateiauswahl-Fenster wählt man die zuvor heruntergeladene Datei aus.
    Der Quellcode befindet sich nun im Bereich „Module“, durch Doppelklick darauf erscheint der Code auf der rechten Seite.
    Outlook VBA
  6. Outlook neu starten und die Frage, ob der Code gespeichert werden soll, mit “Ja” bzw. “OK” bestätigen.

Teil 2: “Ablegen…”-Symbol in der Symbolleiste aufnehmen

Outlook Symbolleiste

  1. Im Outlook den Posteingangs-Ordner öffnen
  2. Menüpunkt „Extras > Anpassen…“ aufrufen und Reiter „Befehle“ selektieren
  3. Im Unterfenster „Kategorien“ auf der linken Seite den Punkt „Makros“ anklicken, dann sollte auf der rechten Seite im Unterfenster „Befehle“ das Makro „Project1.ExportEmailToDrive“ erscheinen:
    Outlook Buttons
    Dieses Makro nun oben in die Symbolleiste ziehen.
  4. Durch Rechtsklick auf dieses Symbol kann man unter „Name“ noch den Anzeigenamen anpassen und unter „Schaltflächensymbol ändern“ z.B. ein Diskettensymbol wählen.
  5. Das “Anpassen”-Fenster mit OK schließen.
  6. Nun eine beliebige E-Mail öffnen und die obenstehenden Schritte 2-5 wiederholen

Ergebnis:

Sollte alles richtig gelaufen sein, so erscheint nun in der Symbolleiste im Posteingang, bei allen weiteren Ordnern sowie bei geöffneten Emails ein Button, mit dem sich nun die E-Mails einfach und schnell ablegen lassen.

Verschiedene Einstellungen:

Im Quellcode können im Bereich „OPTIONS“ verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, so z.B.:

  • Ausgabe im msg- oder txt-Format
  • Datumsformat im Dateinamen
  • Aufbau Dateiname (Datum, Absendername, Email-Betreff)
  • Ordnerauswahldialog bei jedem Aufruf oder fest definiertes Zielverzeichnis

Support, Fragen, Anregungen

Ich kann Euch aus Zeitgründen leider nicht bei der Installation und Einrichtung des Scripts helfen. Sollten Euch jedoch Scriptfehler auffallen oder habt Ihr Anregungen bzw. Verbesserungswünsche, so könnt Ihr mir diese gerne mitteilen.

Weiter wäre ich Euch für eine kleine Spende per Paypal oder die Erfüllung eines Wunsches bei Amazon sehr dankbar.

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